As Leis n. 6.404/1976 (“Lei das S.A.”) e n. 10.406/2002 (“Código Civil”), conforme alteradas, determinam que os acionistas das sociedades anônimas e os sócios das sociedades limitadas deverão reunir-se uma vez ao ano, nos quatro meses subsequentes ao término do exercício social, com a finalidade de deliberar sobre o balanço patrimonial da sociedade, a destinação do resultado do exercício e, caso aplicável, acerca da eleição dos membros da administração.

Para as sociedades cujo exercício social encerrou em 31 de dezembro do ano passado, o prazo para a realização da assembleia geral ordinária (sociedades anônimas) e reunião anual de sócios (sociedades limitadas) termina no dia 30 de abril de 2019.

Embora a legislação não preveja penalidade específica para as sociedades que deixarem de realizar a assembleia/reunião, importante salientar que a aprovação de contas é obrigatória e o descumprimento dos prazos e procedimentos exigidos pode implicar na impossibilidade de participação da sociedade em licitações, e ainda dificultar a obtenção de financiamento perante instituições financeiras.

Além disso, a aprovação das contas e das demonstrações financeiras é um ato de extrema relevância para a rotina societária das sociedades, pois além de alinhar os administradores e sócios/acionistas quanto aos resultados econômicos e negócios da sociedade no ano em questão, implica na exoneração da responsabilidade (se aprovada sem ressalvas) dos membros da administração, salvo em caso de erro, dolo, fraude ou simulação.

A convocação para a assembleia geral ordinária e reunião anual de sócios deverá ser realizada na forma prevista no estatuto social/contrato social ou, caso estes sejam omissos, conforme previsto na legislação aplicável.

Sociedades por Ações

No que tange às sociedades por ações, a diretoria deverá colocar à disposição dos acionistas, com até 1 (um) mês de antecedência data marcada para a realização da assembleia geral ordinária, as cópias das demonstrações financeiras, do relatório da administração, dos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se aplicável. Não obstante à disponibilização aos acionistas, toda a documentação deverá ser publicada em até 5 (cinco) dias de antecedência, pelo menos, da data da realização da assembleia.

Caso a totalidade dos acionistas compareçam na assembleia, estes poderão dispensar o cumprimento dos prazos ora mencionados, desde que a publicação dos documentos ocorra antes da realização da assembleia.

Ressaltamos que as sociedades por ações (fechadas) com menos de 20 (vinte) acionistas e patrimônio líquido inferior a R$ 1.000.000,00 (um milhão de reais), estão dispensadas de publicar as demonstrações financeiras (e demais documentos), desde que sejam arquivadas cópias autenticadas da documentação que for objeto de deliberação.

Em complemento às regras previstas na Lei das S.A., as companhias de capital aberto deverão observar, ainda, os prazos para envio de informações por meio do Sistema Empresas.Net, conforme estabelecido na regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários (“CVM”).

Sociedades Limitadas

Tal qual como previsto na Lei das S.A., o Código Civil também estabelece que o balanço patrimonial e o resultado econômico das sociedades limitadas deverão ser colocados à disposição dos sócios que não exerçam a administração da sociedade, com pelo menos 30 (trinta) dias de antecedência da data da reunião.

Importante destacar que, após o advento da Lei 11.638/07, determinadas juntas comerciais (inclusive a Junta Comercial do Estado de São Paulo – JUCESP), passaram a exigir a publicação das demonstrações financeiras e do relatório da administração das sociedades limitadas de “grande porte”.

Entende-se como de grande porte a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhões de reais).

Desta forma, as sociedades limitadas que não se enquadrarem nestes critérios deverão apresentar juntamente com a ata de reunião anual de sócios, declaração específica devidamente assinada por seu administrador e contador, no sentido de que a sociedade não está enquadrada nesta categoria e, portanto, não sujeita às exigências de referida Lei.

Empresa Individual de Responsabilidade Limitada – EIRELI

No que se refere às Empresas Individuais de Responsabilidade Limitada – EIRELI (“EIRELI”), não consta previsão específica neste sentido, aplicando-se, portanto, as disposições do Código Civil pertinentes às sociedades limitadas.

Assim, recomendamos que seja realizada a aprovação de contas inclusive para as pessoas jurídicas constituídas sob forma de EIRELI, em especial nos casos em que a administração da EIRELI seja exercida por terceiros e não por seu titular.

Por fim, a equipe societária do Cordeiro, Lima e Advogados se coloca à disposição para dar prosseguimento nas Atas de Assembleia Gerais Ordinárias e de Reunião de Sócios, bem como para maiores esclarecimentos sobre a questão.