Societário

Impactos do COVID-19 – Aprovação de Contas e Registros

As autoridades governamentais, no Brasil e no mundo, têm recomendado de forma veemente que as pessoas evitem reuniões e aglomerações com o objetivo de obstar a propagação do COVID-19.

É fato que os impactos econômico-financeiros que a pandemia deverá ocasionar nas operações e resultados das empresas serão bastante significativos, mas, além dessas circunstâncias, há ainda uma situação relevante que preocupa as empresas, qual seja: os prazos exigidos para a realização de Assembleias Gerais Ordinárias e/ou Reuniões, para fins de aprovação das contas da administração das sociedades e, por vezes, eleição dos membros da Administração.

Isto porque, as empresas se veem diante da necessidade de realização de reunião de sócios/acionista em um mesmo ambiente, para discussão e deliberação, quando a recomendação é o isolamento das pessoas, de modo a conter a disseminação do vírus.

De acordo com as Leis n. 6.404/1976 (“Lei das S.A.”) e n. 10.406/2002 (“Código Civil”), conforme alteradas, os acionistas das sociedades anônimas e os sócios das sociedades limitadas e sociedades simples limitada deverão reunir-se uma vez ao ano, nos quatro meses subsequentes ao término do exercício social, com a finalidade de deliberar sobre o balanço patrimonial da sociedade, a destinação do resultado do exercício e, caso aplicável, acerca da eleição dos membros da administração.

Para as sociedades cujo exercício social encerrou em 31 de dezembro do ano passado, o prazo para a realização da assembleia geral ordinária (sociedades anônimas) e reunião anual de sócios (sociedades limitadas e sociedades simples limitada) termina no dia 30 de abril de 2019.

Embora a legislação não preveja penalidade específica para as sociedades que deixarem de realizar a assembleia/reunião, importante salientar que a aprovação de contas é obrigatória e o descumprimento dos prazos e procedimentos exigidos pode implicar na impossibilidade de participação da sociedade em licitações, e ainda dificultar a obtenção de financiamento perante instituições financeiras.

Nesse sentido, vale destacar que a realização de assembleia/reunião por via remota já é uma realidade no dia a dia empresarial, e a comunicação simultânea de todos os participantes é admitida, sendo assim o caminho mais adequado para cumprimento das obrigações e para evitar o risco de contágio.

SOCIEDADE EMPRESÁRIA LIMITADA E SOCIEDADE SIMPLES

O Código Civil estabelece que nos 04 (quatro) primeiros meses seguintes ao encerramento do exercício social, as sociedades empresárias limitadas (com registro na Junta Comercial) e as sociedades simples limitada (com registro no Cartório de Registro das Pessoas Jurídicas) devem realizar uma reunião de sócios para analisar e aprovar as contas dos administradores, deliberar sobre o balanço patrimonial e resultado econômico.

Importante destacar que, após o advento da Lei 11.638/07, determinadas juntas comerciais (inclusive a Junta Comercial do Estado de São Paulo – JUCESP), passaram a exigir a publicação das demonstrações financeiras das sociedades empresárias limitadas de “grande porte”.

Entende-se como “grande porte” a sociedade que tenha registrado no exercício anterior um ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhões de reais).

Desta forma, as sociedades empresárias limitadas que não se enquadrarem nestes critérios deverão apresentar juntamente com a ata de reunião anual de sócios, declaração específica devidamente assinada por seu administrador e contador, no sentido de que a sociedade não está enquadrada nesta categoria e, portanto, não sujeita às exigências de referida Lei.

SOCIEDADES POR AÇÕES – FECHADA

Tal qual como previsto no Código Civil, a Lei de Sociedades Anônimas prevê que os acionistas deverão reunir-se uma vez ao ano, nos quatro meses subsequentes ao término do exercício social.  Essa Assembleia Geral Ordinária (AGO) deve ser convocada, em regra, com pelo menos 15 (quinze) dias, em caso de companhia aberta e com pelo menos 08 (oito) dias em caso de companhia fechada e essa convocação deve ser realizada através de anúncio publicado por 03 (três) vezes, pelo menos, com local, data, hora e ordem do dia.

 Além da convocação, os administradores devem disponibilizar aos acionistas, com 1 (um) mês de antecedência, as cópias das demonstrações financeiras, do relatório da administração, dos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se aplicável. Não obstante à disponibilização aos acionistas, toda a documentação deverá ser publicada em até 5 (cinco) dias de antecedência, pelo menos, da data da realização da assembleia.

Para as companhias fechadas que, na data base de 31 de dezembro de 2019, possuíam menos de 20 (vinte) acionistas e patrimônio líquido inferior a R$ 10.000.000,00 (dez milhões de reais) não há obrigatoriedade de publicação desses documentos, desde que sejam arquivados no registro de comércio juntamente com a ata da assembleia que sobre eles deliberar.

 SOCIEDADES POR AÇÕES – ABERTA

Sem prejuízo das disposições aplicáveis às companhias fechadas, as sociedades de capital aberto deverão observar, ainda, os prazos para envio de informações e demais regras previstas pela Comissão de Valores Mobiliários – CVM, por meio do Sistema Empresas.Net, conforme estabelecido na regulamentação.

Vale ressaltar que a CVM ainda não se manifestou formalmente sobre a aplicação ou não de sanções em face de companhias que não realizarem suas assembleias gerais ordinárias dentro do prazo. No entanto, o presidente da CVM, Marcelo Barbosa, indicou que a Autarquia será flexível na medida do possível.

Caso a CVM não se manifeste em tempo sobre o assunto, e, não havendo possibilidade de realização de assembleia ordinária por meio remoto, o ideal é buscar alternativas que ofereçam, ainda que minimamente, algum tipo de segurança às companhias, como por exemplo no pedido de adiamento da Assembleia Geral à CVM, conforme previsto na Instrução Normativa 372 da CVM.

Muito embora a situação de pandemia não se enquadre nas hipóteses previstas na Instrução Normativa, entendemos que, diante do cenário atual, é possível submeter à CVM, de forma alternativa, um pedido de adiamento pautado no argumento de força maior, prevista no art. 393 do Código Civil, que consiste em eventos alheio à vontade das partes que impede o cumprimento das obrigações, como é o caso do COVID-19 e das orientações do Ministério da Saúde.

Além disso, em decorrência da pandemia, a CVM orientou que seja considerado os impactos ocasionados e estimados em razão da COVID-19, devendo tal análise, embora por vezes estimada e incerta, ser refletida nas demonstrações financeiras, levando em consideração os impactos na continuidade dos negócios e às estimativas contábeis levadas à efeito, em observância às normas de auditoria e contábeis aplicáveis.

REGISTRO DAS ATAS

Outro ponto importante a ser tratado no presente informativo é o fato de que após a realização das Assembleias Gerais e/ou Reuniões, a ata deve ser submetida ao registro e arquivamento perante a Junta Comercial do Estado em que estiver localizada a sede da sociedade. Contudo, em razão da pandemia instalada, a Junta Comercial do Estado de São Paulo suspendeu o atendimento presencial, impossibilitando, assim, o arquivamento de qualquer ato societário das empresas.

Assim, ainda que as Assembleias Gerais e/ou Reuniões sejam realizadas dentro do prazo, o registro e arquivamento desses documentos só ocorrerão quando a Junta Comercial do Estado de São Paulo voltar a funcionar normalmente.

Já algumas outras Juntas Comerciais, como no Estado do Rio de Janeiro, Paraná, Minas Gerais e Ceará, os procedimentos são eletrônicos e as Assembleias Gerais e/ou Reuniões realizadas podem ser submetidas a análise e registro através do certificado digital dos diretores/administradores.

Com relação às sociedades simples, que tem os seus atos societários arquivados em Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas, a apresentação dos documentos deve ser realizada observando o horário de atendimento de cada repartição, que, em regra, diante do cenário atual, estão com atendimento em horário reduzido e com um tempo maior para análise e registro de documentos.

Muitas medidas estão sendo tomadas e possivelmente novas decisões serão anunciadas, assim, diante de tantas inseguranças decorrentes da pandemia, a equipe societária do Cordeiro, Lima e Advogados está à disposição para informá-los e auxiliá-los nessa questão e atualizá-los sobre os possíveis desdobramentos.

Eduardo Medeiros
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