Em atenção à Lei n. 10.406/2002 (“Código Civil”) e à Lei n. 6.404/1976 (“Lei das S.A.”), servimo-nos do presente para informar sobre a obrigação das sociedades limitadas (“LTDA”) e sociedades anônimas (“S/A”) de realizar uma vez ao ano, nos quatro meses subsequentes ao término do exercício social, a Reunião Anual ou a Assembleia Geral Ordinária, para tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial, destinação do resultado e, caso aplicável, acerca da eleição dos membros da administração.

Para as sociedades cujo exercício social encerrou-se em 31 de dezembro do ano passado, o prazo para a realização de Reunião Anual, no caso de LTDA, e Assembleia Geral Ordinária, no caso das S/A, termina no dia 30 de abril de 2023.

Alertamos ainda sobre a importância da aprovação das contas e das demonstrações financeiras anual, pois além de alinhar os administradores e sócios/acionistas quanto aos resultados econômicos e negócios da sociedade no ano em questão, implica na exoneração da responsabilidade (se aprovada sem ressalvas) dos membros da administração e do conselho fiscal, se houver, salvo em caso de erro, dolo, fraude ou simulação.

Outrossim, aproveitamos o momento para informar que desde 12 de junho de 2020, com a promulgação da Lei n. 14.010/2020, os sócios/acionistas poderão participar e votar a distância em Reuniões/Assembleias, de modo com que essa obrigação poderá ser realizada de forma semipresencial ou digital.

Nesse sentido, esclarecemos abaixo os procedimentos previstos na legislação para o cumprimento da obrigação de Reunião Anual e Assembleia Geral Ordinária, conforme aplicável.

S/A – Procedimentos para Aprovação das Contas

Demonstrações Financeiras. Os Diretores de S/A devem disponibilizar aos acionistas, com 1 (um) mês de antecedência, as cópias das demonstrações financeiras, do relatório da administração, dos pareceres dos auditores independentes e do conselho fiscal, se aplicável.

Publicação em Jornal. Não obstante a disponibilização aos acionistas, a documentação deverá ser publicada em até 5 (cinco) dias de antecedência da Assembleia Geral Ordinária, em jornal de grande circulação editado na localidade da sede da companhia, de forma resumida e com divulgação simultânea da íntegra dos documentos na página do mesmo jornal na internet.

Convocação dos Acionistas. Via de regra, a Assembleia Geral Ordinária, com pelo menos 15 (quinze) dias, em caso de companhia aberta e, com pelo menos 8 (oito) dias, em caso de companhia fechada, sendo que essa convocação deve ser realizada através de anúncio publicado por 3 (três) vezes, pelo menos, com local, data, hora e ordem do dia.

NOTA: Se a totalidade dos acionistas comparecer à AGO, estes poderão dispensar o cumprimento dos prazos ora mencionados, desde que a publicação dos documentos contábeis ocorra antes da realização da assembleia.

Não obstante a necessidade dos procedimentos acima, devemos ter atenção às dispensas recentemente concedidas pela legislação, quais sejam:

• Demonstrações Financeiras: as S/A, com receita brutal anual de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), poderão realizar a publicação de forma eletrônica, por meio da Central de Balanços do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED .

• Convocação:  as formalidades de convocação poderão ser dispensadas se todos os acionistas comparecerem à Assembleia.

LTDAs – Procedimentos para Aprovação das Contas

Demonstrações Financeiras. O Código Civil também estabelece que o balanço patrimonial e o resultado econômico das LTDAs deverão ser colocados à disposição dos sócios que não exerçam a administração da sociedade, com pelo menos 30 (trinta) dias de antecedência da data da reunião. A partir do advento da Lei n. 11.638/07, determinadas juntas comerciais, inclusive a Junta Comercial do Estado de São Paulo – JUCESP, passaram a exigir a apresentação das demonstrações financeiras e relatório da administração das LTDAs de “grande porte”. Não obstante, não há necessidade de publicação das demonstrações financeiras.

NOTA: Entende-se como de grande porte a sociedade ou conjunto de sociedades sob controle comum que tiver, no exercício social anterior, ativo total superior a R$ 240.000.000,00 (duzentos e quarenta milhões de reais) ou receita bruta anual superior a R$ 300.000.000,00 (trezentos milhões de reais).

Desta forma, para realizar o arquivamento da ata da reunião que aprovar as contas das LTDAs, quando essas não se enquadrarem como “de grande porte”, há necessidade de apresentar declaração específica devidamente assinada pelo administrador e contador da sociedade, no sentido de que esta não está enquadrada nesta categoria e, portanto, não está sujeita às exigências de publicação de referida Lei.

LTDA e S/A – Procedimentos para Reuniões/Assembleias a Distância

As Reuniões/Assembleias a distância poderão ser: (i) semipresenciais (quando sócios/acionistas puderem participar e votar a distância e presencialmente); ou (ii) digitais (quando sócios/acionistas só puderem participar e votar a distância). Em relação à forma de participação e votação a distância dos sócios/acionistas, ela poderá ocorrer mediante boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.

Em caso de participação via boletim de voto, este deve ser enviado ao sócio/acionista na data da publicação da primeira convocação, devendo o sócio/acionista devolvê-lo à sociedade no mínimo 5 (cinco) dias antes da realização do conclave. Após o recebimento do boletim, a sociedade deve, em até 2 (dois) dias, manifestar-se sobre a regularidade do voto do sócio/acionista, orientando-o sobre os procedimentos e prazos em caso de necessidade de retificação ou reenvio.

Já em caso da utilização de sistema eletrônico, devem ser observados os seguintes pontos: (i) a segurança, confiabilidade e transparência do conclave; (ii) o registro de presença dos sócios/acionistas; (iii) a preservação do direito de participação e exercício de voto dos sócios/acionistas; (iv) a possibilidade de visualizar os documentos apresentados durante a conferência; (v) a possibilidade de a mesa receber manifestações escritas; (vi) a gravação integral do conclave e seu devido arquivamento na sede da sociedade; e (vii) a participação obrigatória dos administradores/diretores da sociedade.

Por fim, a equipe societária do Cordeiro, Lima e Advogados se coloca à disposição para dar prosseguimento nas Atas de Assembleia Gerais Ordinárias e de Reunião de Sócios, bem como para maiores esclarecimentos e orientações sobre a sua realização de forma remota.

Ricardo dos Santos e Silva Gomes – ricardo.gomes@cordeirolima.com.br

Vera Lucia Gregório Sinigaglia – vera.gregorio@cordeirolima.com.br